Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, phòng kinh doanh luôn được xem là “trái tim” duy trì sự sống cho tổ chức. Bởi doanh thu, lợi nhuận, và thị phần – những yếu tố quyết định sự tồn tại của công ty – đều gắn liền với hiệu quả hoạt động của bộ phận này. Vậy phòng kinh doanh là gì, có nhiệm vụ ra sao, và vì sao doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư mạnh cho đội ngũ kinh doanh? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Phòng kinh doanh là gì?
Bộ phận bán hàng là một bộ phận trong công ty chịu trách nhiệm quản lý và triển khai các hoạt động bán hàng và tạo ra lợi nhuận. Bộ phận bán hàng thường tham gia vào việc xây dựng chiến lược kinh doanh, sản phẩm và tiếp thị , quản lý mối quan hệ khách hàng, xác định các cơ hội kinh doanh mới và đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty tiếp cận khách hàng hiệu quả. Các đội ngũ bán hàng thường tập hợp các nhóm như phát triển kinh doanh, bán hàng và dịch vụ khách hàng để thúc đẩy tăng trưởng doanh số và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Cơ cấu tổ chức bộ phận bán hàng của mỗi công ty sẽ có những điểm khác nhau, tùy thuộc vào mô hình, cơ cấu và quy mô thương mại mà công ty áp dụng.
Vai trò của bộ phận bán hàng trong công ty
Tăng doanh số và lợi nhuận
Bộ phận bán hàng là bộ phận trực tiếp tiếp xúc và bán hàng với khách hàng, do đó đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh số và lợi nhuận cho công ty.
Nghiên cứu và mở rộng thị trường
Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm nghiên cứu, xác định và phát triển thị trường mới cho công ty. Điều này có thể bao gồm việc thăm dò thị trường nước ngoài, khám phá các phân khúc thị trường mới hoặc tìm kiếm khách hàng tiềm năng trong các lĩnh vực chưa được khai thác.
Thiết lập và duy trì mối quan hệ với khách hàng
Theo thông tin từ KJC cho biết: Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mạng lưới quan hệ với các đối tác, khách hàng, nhà cung cấp,… Điều này có thể giúp phòng kinh doanh tìm kiếm cơ hội hợp tác, mở rộng thị trường và xây dựng lòng tin của khách hàng.
Tư vấn cho ban quản lý
Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm tư vấn cho ban quản lý về các vấn đề liên quan đến hoạt động của công ty. Điều này bao gồm dự báo doanh số và lợi nhuận trong tương lai dựa trên các yếu tố như xu hướng thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và điều kiện kinh tế. Dựa trên những dự báo này, bộ phận bán hàng có thể hỗ trợ ban quản lý lập kế hoạch tài chính và đưa ra các quyết định đầu tư và phát triển.
Để thực hiện hiệu quả các chức năng này, bộ phận bán hàng cần một đội ngũ nhân viên bán hàng lành nghề, có kỹ năng bán hàng và dịch vụ khách hàng tốt. Ngoài ra, các nhà quản lý cũng cần có chiến lược bán hàng hiệu quả, phù hợp với thị trường và mục tiêu của công ty .
Chức năng của phòng kinh doanh
Chức năng của bộ phận bán hàng không chỉ giới hạn ở việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ mà còn bao gồm nhiều hoạt động khác.
Xây dựng chiến lược kinh doanh
Bộ phận bán hàng đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh. Họ phải phân tích thị trường, xác định xu hướng và nắm bắt cơ hội để xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn . Mục tiêu là tăng thị phần, tiếp cận khách hàng mới và tối đa hóa doanh thu.
Quản lý bán hàng
Những người theo dõi link KJC chia sẻ: Một trong những chức năng chính của bộ phận bán hàng là quản lý và giám sát hoạt động bán hàng. Điều này bao gồm việc tổ chức đội ngũ bán hàng, đặt mục tiêu bán hàng và giám sát hiệu suất của nhân viên. Bộ phận bán hàng phải đảm bảo đội ngũ bán hàng có kiến thức, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng giao tiếp cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả.
Phát triển khách hàng
Bộ phận bán hàng chịu trách nhiệm tìm kiếm và thu hút khách hàng mới, cũng như duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại. Việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ, đồng thời cung cấp các giải pháp phù hợp giúp tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh số.
Nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường là một chức năng quan trọng của bộ phận bán hàng. Bộ phận này phải thu thập và phân tích thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh và xu hướng tiêu dùng. Thông tin này giúp công ty điều chỉnh chiến lược, phát triển sản phẩm mới và xác định các cơ hội kinh doanh tiềm năng.
Một số mô hình và phương pháp có thể áp dụng trong nghiên cứu thị trường: Ma trận BCG để đánh giá tốc độ tăng trưởng và thị phần của sản phẩm hoặc dòng sản phẩm, 5 mô hình áp lực cạnh tranh để đánh giá 5 yếu tố chính ảnh hưởng đến lợi nhuận cũng như lợi thế cạnh tranh, mô hình PESTEL để phân tích môi trường kinh doanh…
Dịch vụ và hỗ trợ khách hàng
Bộ phận bán hàng cũng chịu trách nhiệm về dịch vụ khách hàng . Họ phải trả lời các câu hỏi, xử lý khiếu nại và cung cấp dịch vụ hậu mãi. Dịch vụ khách hàng tốt góp phần tạo nên uy tín và danh tiếng của công ty, giúp công ty thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại.
Phòng kinh doanh bao gồm những vị trí nào?
Sơ đồ tổ chức bộ phận bán hàng của mỗi công ty đều có những điểm khác biệt nhất định, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và cơ cấu của công ty.
Giám đốc bán hàng
Trong bộ phận bán hàng, giám đốc bán hàng là người có thẩm quyền cao nhất. Họ là người đề xuất các kế hoạch và chiến lược mới. Những chiến lược này phải giúp công ty đạt được mục tiêu lợi nhuận và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Trưởng phòng kinh doanh cũng là người quản lý nhân sự trong bộ phận bán hàng. Họ chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc phân bổ công việc. Họ phải liên tục tạo cơ hội thăng tiến, khuyến khích nhân viên phát triển tinh thần đồng đội và tạo điều kiện cho họ tiến bộ.
Trưởng phòng bán hàng
Với tư cách là Trưởng phòng bán hàng, bạn có trách nhiệm giám sát, quản lý và đảm bảo năng suất và hiệu quả của bộ phận này, để đảm bảo công việc tiến triển và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Ngoài ra, giám đốc bán hàng còn chịu trách nhiệm báo cáo, bao gồm báo cáo về tiến độ, doanh thu, chi phí và lợi nhuận cho hội đồng quản trị. Giám đốc bán hàng cũng chịu trách nhiệm tuyển dụng, quản lý và đào tạo nguồn nhân lực.
Trưởng nhóm kinh doanh/dự án
Trưởng nhóm bán hàng là người quản lý nhóm. Anh ta quản lý nhóm được phân công, khuyến khích và phân công công việc cho từng thành viên để hoàn thành tốt kế hoạch do cấp trên giao.
Người đảm nhiệm vị trí này phải có nhiều kinh nghiệm. Họ cũng phải có kỹ năng làm việc nhóm, quản lý thời gian và phân công công việc rõ ràng. Đây là cách duy nhất để nhóm hoạt động hiệu quả nhất có thể.
Nhân viên phát triển khách hàng tiềm năng
Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tìm kiếm khách hàng mới cho công ty. Nhiệm vụ bao gồm gửi email, gọi điện thoại, thu thập và lưu trữ thông tin khách hàng.
Đồng thời, vị trí này phải nỗ lực khuyến khích khách hàng tìm hiểu thêm về công ty. Điều này có thể được thực hiện thông qua các buổi tư vấn miễn phí cho khách hàng có nhu cầu, các chương trình giảm giá, blog, v.v.
Nhân viên bán hàng
Nhân viên bán hàng là vị trí phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức. Họ là những người đưa ra các chiến lược để tăng doanh số và lợi nhuận cho công ty.
Mỗi nhân viên bán hàng phải có mục tiêu và định hướng riêng. Họ phải chủ động tìm kiếm khách hàng mục tiêu, thiết lập kế hoạch giữ chân khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền chặt với họ.
Trên thực tế, yêu cầu công việc của nhân viên bán hàng thường liên quan đến dịch vụ khách hàng. Do đó, họ phải nắm bắt các hoạt động mới của đối thủ cạnh tranh và linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
Nhân viên dịch vụ khách hàng
Nhân viên dịch vụ khách hàng đại diện cho công ty trước khách hàng. Họ chịu trách nhiệm trực tiếp tiếp nhận và giải quyết các vấn đề, khiếu nại và thắc mắc của khách hàng liên quan đến dịch vụ và sản phẩm của công ty. Mục tiêu là mang đến trải nghiệm tối ưu cho khách hàng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng phải hiểu rõ nhu cầu và vấn đề của khách hàng. Điều này sẽ giúp công ty cải thiện chất lượng dịch vụ.
Ngoài ra, nhân viên nên giới thiệu các chương trình khuyến mãi và sự kiện của công ty đến khách hàng. Điều này sẽ khơi gợi sự quan tâm của họ đối với sản phẩm và dịch vụ của công ty.
Nhân viên hỗ trợ kinh doanh
Vị trí này còn được gọi là trợ lý bán hàng. Nhiệm vụ chính của họ là giới thiệu sản phẩm, gặp gỡ và tư vấn khách hàng, chuẩn bị báo giá và đề xuất hợp đồng. Họ cũng hỗ trợ bộ phận chăm sóc khách hàng trong các hoạt động bán hàng.
Tóm lại, phòng kinh doanh là gì không chỉ là câu hỏi về một bộ phận cụ thể, mà còn là lời nhắc về tầm quan trọng của hoạt động tạo doanh thu trong mọi doanh nghiệp. Đây là nơi hội tụ của sự năng động, sáng tạo, và tinh thần chinh phục thị trường.
